Fluxo de atendimento F10: funil, primeiro contato via WhatsApp e cadência de leads

O painel apresenta a visão do funil — o processo já praticado pela equipe, dividido em pequenas etapas sequenciais.

Algumas colunas estão destacadas em cor; entre elas, há etapas marcadas como etapas-alvo que demandam atenção especial.

As etapas anteriores ao alvo são de movimentação livre; as etapas-alvo possuem processos vinculados e têm restrições de movimentação.

Leads nascem como 'lead quente' e o objetivo do fluxo é avançá-los na esteira de atendimento até um agendamento.

Cada lead possui uma atividade pré‑definida e sempre haverá uma próxima ação a executar. Antes de iniciar o contato, abra o detalhe do lead e identifique esse indicador.

Para a primeira ação de contato você deve enviar uma mensagem via WhatsApp a partir da própria plataforma, usando o botão de chat para disparo automático da mensagem.

Evite abrir o WhatsApp Web ou o celular para encaminhar a primeira mensagem — use a funcionalidade integrada para manter o histórico e a continuidade da esteira de atendimento.

O sistema apresenta opções diferentes conforme o perfil do usuário; também define automaticamente o número de destino a partir dos campos de telefone do cadastro.

Envie mensagens livres rapidamente usando o campo de texto e o botão de encaminhar/enviar.

O botão 'mais' abre modelos prontos para encaminhamento; os últimos cinco modelos incluem o modelo de apresentação e motivos, prontos para uso.

Ao selecionar um modelo (por exemplo, Apresentação), o texto carregado fica aberto para edição antes de encaminhar.

Alguns modelos podem ser scripts de ligação em vez de mensagens; confirme antes de inserir.

É possível gravar áudio com headset e enviar diretamente pelo campo de conversa.

Todas as interações com o lead ficam registradas no histórico automaticamente.

Na JANELA PRINCIPAL, o campo exibido é a tela de conversa com o lead. Use esse campo para enviar a primeira mensagem de aproximação via WhatsApp clicando no botão de envio.

O fluxo exige que, após a primeira mensagem, você realize uma ligação por telefone usando o mecanismo que já utiliza. Ao concluir a chamada, registre a conclusão da atividade no sistema.

Não avance para outro lead: volte ao atendimento que já foi iniciado e dê sequência às ações pendentes.

As próximas atividades já são pré-definidas pelo sistema; verifique a ação agendada e o horário para cumprir a sequência correta.

Ligue pelo seu mecanismo habitual, converse com o lead e, ao concluir, escolha o feedback que mais se aproxima do resultado da interação.

Leads devem evoluir por pequenos avanamentos até os alvos finais: agendamento e contrato. Todo lead nasce na etapa 'quente'. Classifique conforme resposta do contato: 'interessado' para quem demonstrou interesse mas não agendou; 'oportunidade' como o 'abençoado do que não responde nunca'.

Quando o lead atende e demonstra interesse, mas não agenda, avance-o para 'interessado', registre o histórico e acompanhe a atividade agendada automaticamente. Envie o próximo contato por WhatsApp pelo chat no horário previsto.

Se o contato for negativo, grosseiro ou não houver chance de matrícula/negócio no momento, descarte o lead e registre o motivo do descarte para controle.

Quando o contato encerra a interação sem interesse (ex.: recusa, grosseria ou ausência de oportunidade), o lead é movido para a etapa descartado e não fica tarefa pendente para o agente — a decisão sobre reaproveitar ou reiniciar fica a cargo da gestão.

A cadência prevê, no mínimo, duas tentativas em sequência para aumentar a chance de contato. Use telefone e opção de chamada via WhatsApp quando disponível; marcar atividade como concluída gera automaticamente a próxima tentativa.

Se não houver resposta nas tentativas por telefone e WhatsApp, envie mensagens e programe nova tentativa conforme a cadência. A cadência é composta por atividades pré-definidas que geram a próxima ação dependendo da resposta do lead.

Comportamento automático e série de tentativas aplicadas ao lead que nasce na etapa Lead Quente.

Comportamento do lead que já passou por Lead Quente sem interação e recebe nova cadência por mais um dia.

Intervalos entre atividades variam de 30 minutos a 3 horas conforme o tipo de atividade. Se o prospect (ex.: Lidio) não interage ao longo do dia, o sistema mantém-no mais um dia na etapa 'Oportunidades' e, ao término da última atividade do dia sem resposta, só permite descartá‑lo.

É possível agendar uma visita já na primeira abordagem. Ao agendar, escolha curso, data e hora no calendário; o sistema mostra horários já programados. Após agendamento, o prospect sai da etapa 'Quente' e passa para 'Visitas'.

O CRM cria automaticamente uma atividade de confirmação de visita uma hora antes do horário agendado. A confirmação tem status que devem ser atualizados (ex.: confirmado). Quando confirmado, o sistema aplica a etiqueta 'visita confirmada' e essa alteração repercute no F10, atualizando o status do prospect.

Marque a visita como confirmada no F10 para aplicar automaticamente a etiqueta de visita confirmada e sincronizar o status no CRM.

Ao criar o contrato/matrícula no F10, o CRM recebe automaticamente a atualização na etapa 'Contratos'.

Um lead pode ser finalizado como descartado em duas etapas diferentes: antes da visita (leads descartados) ou na etapa de visita (visita descartada). A diferença está no motivo do descarte.

Quando a entrada de uma matrícula é quitada no F10, essa informação repercute no CRM em tempo real, permitindo acompanhar o fechamento efetivo do lead.

Cada lead deve ter sempre uma atividade vinculada. Use as bolinhas coloridas como atalho visual para priorizar o trabalho e acompanhar pendências.

As bolinhas coloridas indicam o status das atividades vinculadas a cada lead — use-as para identificar rapidamente prioridades.

Sempre dê atenção imediata aos leads marcados em amarelo e vermelho para manter o fluxo de execução das atividades.

Use os recursos de filtro e os campos de digitação livre para encontrar leads por data, fonte ou dados de contato.