Criar, acompanhar e concluir tarefas no F10

Dentro do sistema da F10 é possível criar tarefas específicas para os usuários, assim fica mais fácil distribuir e organizar toda a demanda. Confira abaixo o passo a passo da criação de tarefas.

PARA CRIAR UMA TAREFA

1. Vamos usar como exemplo a abertura de uma tarefa de cobrança de matrícula.

A. Vá até a guia “Comercial”, clique na aba “Contratos” e selecione os contratos que estão com a taxa de matrícula em aberto (segure a tecla “shift” no seu teclado para selecioná-los um a um).

B. No grupo de ícones da parte superior da página, clique no ícone “Estrela” e selecione a opção “Criar nova tarefa”.

C. Dentro dessa nova janela, escreva no campo “Descrição”o nome da tarefa e escolha o seu tipo em “Tipo de tarefa”. No campo “Usuários” selecione os usuários que irão fazer essa tarefa (uma ou mais pessoas) e em “Previsão de Término” selecione o prazo que esse usuário tem para desenvolvê-la. Após preencher todos os campos, clique em “OK” e confirme se estiver tudo certo.

TRABALHANDO EM UMA TAREFA

2. O usuário que receber essa tarefa terá de acessar o sistema F10 com seu login.

A. Clique na guia “Comercial” e em seguida na aba “Contratos”. Aí basta visualizar os contratos que precisam ser contatados para realizar a cobrança da matrícula (eles estarão em destaque, seja em negrito ou com alguma cor previamente escolhida nas configurações do sistema). Caso prefira, o usuário também poderá clicar no ícone “Estrela” e escolher a opção “Exibir todos os pendentes”, dessa forma somente os contratos com pendências irão aparecer.

FINALIZANDO A TAREFA

Assim que o usuário finalizar a tarefa, basta sinalizar essa conclusão.

A. Clique no nome do aluno, em seguida no ícone “Estrela” e escolha a opção “Registro da tarefa”, aí basta marcá-la como “Tarefa concluída”. Se necessário poderá preencher o campo “Observação”. De acordo com o exemplo das cobranças das matrículas, o usuário pode preencher com o que foi acordado em conversa com o aluno. Exemplo: irá pagar hoje.

B. A tarefa irá mudar de cor, o que sinaliza sua conclusão e a difere das demais que ainda não foram executadas.

TAREFA REALIZADA PARCIALMENTE

Ainda seguindo o exemplo da cobrança das taxas de matrícula, nos casos em que o funcionário não conseguir contato com o aluno, poderá marcar dia e horário em que ligará novamente. Isso serve para qualquer tipo de contato necessário que a instituição precise ter com seus alunos.

A. Clique no ícone “Estrela” e escolha a opção “Registro da tarefa”.

B. Em “Agendamento”determine data e hora do segundo contato com o aluno e descreva essa ação em “Observação”, se necessário.

Atenção: A tarefa continuará da mesma cor das demais que estão pendentes, porém quando o usuário passar o cursor do mouse em cima dela, aparecerá o aviso de que ainda está pendente e de que há outro dia e hora para a ligação acontecer novamente.

DICA F10: O campo “Tipo de tarefa” é totalmente personalizável, você poderá acrescentar ou excluir tipos de tarefas, assim fica mais fácil usar somente as opções que condizem com suas necessidades. Basta clicar na guia “Sistema” e em seguida na aba “Configurações globais”, escolher a opção “Personalizar campos de busca” e escolher o campo de busca “Tarefas/tipo de tarefa”. Aí é só marcar ou desmarcar o que você quer ter como opção para esse campo. Clique em “OK” para confirmar.

Pronto! Agora fica mais fácil entender como funciona o procedimento da criação de tarefas para os usuários do Sistema da F10.

Status das tarefas

No F10 ao criar uma tarefa elas tem um status, que é 'Iniciada'.

Ao concluir um dos registros da tarefa ela irá ter o status alterado para 'Pendente'.

Ao concluir todos os registros da tarefa ela irá ter o status alterado para 'Concluída'.

Caso a tarefa possua somente um registro, ao concluir esse registro a tarefa terá o status mudado para concluído sem passar pelo pendente.